Плануйте не більше 9 справ протягом дня — 1 важливу, на яку потрібно витратити більшу частину часу, 3 другорядні, нескладні та 5 зовсім дрібних.

Як це працює?

Одне з найбільш ефективних правил для тих, хто страждає від нездатності правильно планувати свій день — так зване правило 1-3-5. Відповідно до нього, потрібно планувати не більше 9 справ на день. Це дозволяє виконати 4 досить важливі завдання та залишити час на 5 дрібних (про які, однак, не варто забувати) — наприклад, забрати піджак з хімчистки або оплатити рахунки.

На жаль, складання списків справ не є панацеєю для тих, у кого проблеми з виконанням завдань вчасно або взагалі їх виконанням. Труднощі можуть виникати через надто великий чи неструктурований список. У такому разі правило 1-3-5 — чудове рішення.

Існує також аналогічне правило 3-2, але в цілому це лише варіації одного і того ж підходу до організації завдань та їхнього розподілу за важливістю (можна навіть створити власну систему: 1-2-3, 2-4-9 і так далі, залежно від вашого стилю життя та кількості справ, які потрібно виконувати щодня).

Це правило працює, оскільки допомагає розставити пріоритети та розподілити час між завданнями відповідно до їхньої важливості. Воно також допомагає у випадку несподіваних змін у розкладі або появи термінових справ швидко зрозуміти, які завдання можна відкласти, а які потребують негайної уваги.

"Сьогодні здається, що всі завалені нескінченними списками справ. Ви прокидаєтесь вранці, починаєте працювати, виконуєте завдання, а наприкінці дня розумієте, що не маєте уявлення, що саме зробили. Ви знаєте, що працювали, виконували певні завдання, але здається, що нічого не завершили. Це неймовірно засмучує!"

Складання нескінченних списків справ призводить лише до ще більшої прокрастинації. Навіщо вони взагалі потрібні, якщо від них немає користі? У чому сенс, якщо все одно доведеться працювати цілий день? Знайома ситуація?

Я борюся з цим усе своє життя. Щоб бути продуктивним, потрібно бачити результат кожного дня. Потрібне світло в кінці тунелю, щоб знати, що зрештою у вас буде час, який можна витратити на себе.

Вранці ви знаєте, що вам потрібно зробити справи A, B, C, D, E. Але потім щось іде не так зі справою B, і вам доводиться витрачати на неї значно більше часу, ніж ви планували. Як наслідок, ви не встигаєте завершити C і D, і наприкінці дня відчуваєте, що зробили недостатньо."